合同檔案管理制度

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合同檔案管理制度精華【15篇】

　　在當(dāng)下社會，很多地方都會使用到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。大家知道制度的格式嗎？下面是小編精心整理的合同檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

合同檔案管理制度精華【15篇】

合同檔案管理制度1

　　建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

　　一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。

　　二、建立健全建設(shè)工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供及時、準(zhǔn)確、真實的'數(shù)據(jù)信息。

　　三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評審程序做好建設(shè)工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。

　　四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。

　　五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。

　　六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

合同檔案管理制度2

　　一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題

　　（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認(rèn)識

　　人們對事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯誤的認(rèn)識勢必會成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國部分醫(yī)院對綜合檔案管理的認(rèn)識不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識到自己在綜合檔案管理中的社會職責(zé)，尚未意識到這一工程的`復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經(jīng)驗，從而導(dǎo)致多種管理行為問題的出現(xiàn)。

　　（二）檔案管理制度不完善

　　目前來說，我國部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認(rèn)識不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。

　　（三）電子檔案不完善

　　現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過程中也會出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進(jìn)行檢索，沒有按照要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號，兩者之間無法做到一一對應(yīng)，這勢必會影響到對醫(yī)院檔案的利用。

　　二、醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決策略

　　（一）提高檔案管理意識

　　提高檔案管理意識，加強領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢下，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫(yī)院應(yīng)通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，使其認(rèn)識到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動性與積極性。

　　（二）加強檔案管理制度建設(shè)

　　加強檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進(jìn)一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應(yīng)加強醫(yī)院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎(chǔ)上，方便對檔案的查閱、使用。

　　其次，在檔案管理制度建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。

　　（三）加強電子檔案建設(shè)力度

　　對于綜合檔案管理發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實現(xiàn)提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺功能的合理性與效率。

　　在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強電子檔案建設(shè)力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：

　　第一，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。

　　第二，加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。

　　第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作并形成長效運行機制。

合同檔案管理制度3

　　一、注重檔案規(guī)范化管理

　　在思想上要提高認(rèn)識，明確檔案管理規(guī)范化的流程，根據(jù)本單位實際情況，對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理規(guī)劃。并嚴(yán)格遵循各項制度措施，努力提升檔案管理工作水平。

　　（一）明確目標(biāo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要加強聯(lián)系，密切配合，根據(jù)本單位實際，結(jié)合檔案管理和檔案資料使用需要，制定明確的檔案管理目標(biāo)。例如，明確管理人員的工作目標(biāo)，明確管理制度目標(biāo)和檔案數(shù)字化處理所要達(dá)到的目標(biāo)。并在這些目標(biāo)指引下，嚴(yán)格落實檔案管理規(guī)章制度，確保目標(biāo)明確，制度得到有效落實。進(jìn)而有效約束管理人員各項工作，讓他們更好履行職責(zé)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

　　（二）做好規(guī)劃。根據(jù)檔案管理目標(biāo)，以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，做好規(guī)劃工作。舉辦各種形式的宣傳交流活動，增強檔案管理意識，增加資金投入，注重信息技術(shù)應(yīng)用。并制定檔案管理的長期和遠(yuǎn)期規(guī)劃，對完成較好的單位和個人采取獎勵措施，對沒有達(dá)到管理目標(biāo)的采取懲罰措施。

　　二、健全檔案規(guī)范化管理措施

　　以推動檔案管理制度化和流程化為目標(biāo)，制定健全完善的管理措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各項活動，避免工作上出現(xiàn)疏忽，讓檔案管理活動有序進(jìn)行。

　　（一）完善制度。以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，制定健全完善的制度措施，確保各項制度有效落實。同時還要嚴(yán)格遵守和執(zhí)行各項規(guī)定，讓相關(guān)制度有效落實，更好約束和規(guī)范各項工作流程，提高檔案管理水平。

　　（二）明確責(zé)任。建立并落實責(zé)任制，明確檔案管理人員職責(zé)，讓他們在職責(zé)范圍內(nèi)開展工作。并且管理人員要增強責(zé)任意識，遵循《檔案法》和檔案管理規(guī)章制度，做好職責(zé)內(nèi)的每一項工作，有效提升檔案管理水平。

　　（三）獎懲激勵。建立獎懲激勵制度，讓管理人員有效遵循管理制度，增強他們的責(zé)任感，提高他們的管理水平。例如，對檔案管理到位、水平高的.單位和和個人實施獎勵，對沒有遵循制度措施、管理工作不到位的采取懲罰措施。

　　三、注重提高管理人員素質(zhì)

　　采取有效措施，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)提高，健全管理培訓(xùn)措施，讓他們有效遵循管理流程和制度措施，為檔案管理水平提升貢獻(xiàn)自己的力量。

　　（一）引進(jìn)人才。充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的作用，相關(guān)單位要結(jié)合檔案管理需要，以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，引進(jìn)專業(yè)知識扎實、管理技能強的工作人員。進(jìn)而充實檔案管理隊伍，為有效開展檔案管理的各項活動奠定基礎(chǔ)，儲備優(yōu)秀的人才資源。

　　（二）加強培訓(xùn)。以提升檔案管理人員素質(zhì)為目標(biāo)，構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)措施，明確管理培訓(xùn)目標(biāo)，更好約束和規(guī)范管理人員。加強培訓(xùn)工作，采用講座、專題學(xué)習(xí)、課堂授課、參觀學(xué)習(xí)等形式，讓檔案管理人員深化對理論知識的學(xué)習(xí)，努力提高管理工作水平，不斷積累經(jīng)驗，適合檔案管理需要。另外還要加強學(xué)習(xí)，提高法律意識、責(zé)任意識、道德水平，增強對管理工作的適應(yīng)性，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

　　四、加強檔案管理監(jiān)督巡視

　　相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高思想重視程度，嚴(yán)格落實各項制度，加強巡視和檢查監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)存在的不足，有效規(guī)范檔案管理各項工作。

　　（一）健全制度。以提升檔案管理規(guī)范化水平，有效約束和規(guī)范檔案管理工作為目標(biāo)，健全監(jiān)督巡視制度。合理配備工作人員，明確工作人員職責(zé)，讓他們有效規(guī)范管理活動。根據(jù)規(guī)章制度和管理規(guī)范流程，嚴(yán)格執(zhí)行和落實巡視監(jiān)督制度，定期和不定期對檔案管理工作開展巡視。要讓管理人員明確職責(zé)，加強管理，嚴(yán)格遵循相關(guān)制度措施。對可能出現(xiàn)的問題，應(yīng)該及時采取完善措施，從而彌補可能存在的不足，讓管理流程更加規(guī)范化，管理措施更為有效地執(zhí)行和落實。同時還要建立有效的巡視監(jiān)督匯報制度，讓負(fù)責(zé)人匯報自己的工作，做好整改工作，防止檔案管理過程出現(xiàn)疏忽，推動檔案管理工作水平有效提升。

　　（二）巡視檢查。通過巡視檢查能夠掌握檔案管理基本內(nèi)容，更為全面地了解現(xiàn)狀，進(jìn)而改進(jìn)存在的缺陷。巡視過程要嚴(yán)格遵循規(guī)范要求進(jìn)行，確保檔案管理嚴(yán)格按照管理流程進(jìn)行，進(jìn)而努力提升管理水平。要查看卷宗處理、檔案編號是否準(zhǔn)確，確保檔案資料齊全，對存在的不足及時改進(jìn)。查看檔案數(shù)字化處理是否到位，保證數(shù)據(jù)庫資料完整，目錄和資料齊全，方便檔案資料查詢。同時還要注重檔案資料巡視和檢查，重視數(shù)據(jù)庫更新和升級，提高數(shù)據(jù)庫綜合性能，進(jìn)而有效提升檔案管理水平。

合同檔案管理制度4

　　為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規(guī)定：

　　一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發(fā)資格證書者，方能上崗。

　　二、企業(yè)合同管理人員應(yīng)懂各種法律、法規(guī)，熟悉合同業(yè)務(wù)。

　　三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排，嚴(yán)格執(zhí)行上級的有關(guān)規(guī)定，做好自己的本職工作。

　　四、企業(yè)合同管理人員，按時參加主管部門組織的合同管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　企業(yè)合同管理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

　　一、負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　二、組織指揮各有關(guān)部門全面履行合同義務(wù)。

　　三、負(fù)責(zé)企業(yè)合同簽訂的審批。

　　四、定期聽取企業(yè)有關(guān)部門在合同管理和履行中的情況匯報，研究討論合同管理和履行中存在的問題，并做出正確決策。

　　五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策，結(jié)合本企業(yè)實際情況，負(fù)責(zé)組織制定合同管理制度，以及各種專項合同管理制度。

　　六、監(jiān)督檢查企業(yè)各項合同管理制度的實施。

　　七、討論決策發(fā)生合同糾紛的'解決方式和達(dá)到目的的要求。

　　八、組織學(xué)習(xí)《合同法》，開展“重合同、守信用”活動。

　　合同管理工作人員職責(zé)

　　一、合同管理工作人員必須認(rèn)真履行自身職責(zé)，統(tǒng)一管理負(fù)責(zé)企業(yè)各部門簽訂的各種合同，對公司負(fù)責(zé)。

　　二、對企業(yè)各部門簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。

　　三、按有關(guān)規(guī)定及時、準(zhǔn)確、全面填報合同統(tǒng)計表，并做出統(tǒng)計分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)作出匯報。

　　四、做好對合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權(quán)委托證明書》的發(fā)放和管理工作。

　　五、定期召開例會，組織學(xué)習(xí)有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)法律、法規(guī)和政策開展合同管理工作。

　　合同訂立程序和審批制度

　　一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表，所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書面授權(quán)者簽訂的合同方能生效。

　　二、公司各部門、各工程處無權(quán)對外訂立合同，但可會同公司管理委員會、預(yù)算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對方就合同的細(xì)則進(jìn)行磋商后，報公司經(jīng)理審閱簽署。

　　三、公司與其他經(jīng)濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標(biāo)法》、《重慶市管理條例》及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)，做到內(nèi)容具體、責(zé)任明確、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。

　　四、公司機具對外租借合同同公司后勤科負(fù)責(zé)填寫后報經(jīng)理簽字，交租借方、公司財會科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。

　　五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結(jié)算。

　　六、建設(shè)工程施工合同簽訂之后，由公司管委會員、公司各科對公司內(nèi)項目經(jīng)理進(jìn)行全面考查，分析后作出選擇，報經(jīng)理決定。

　　七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對外轉(zhuǎn)包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后由公司管理委員會對外選擇施工隊伍并負(fù)責(zé)監(jiān)督施工情況直至竣工驗收。

　　八、公司內(nèi)部基本建設(shè)和維修業(yè)務(wù)一律不對外承包由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)工程造價控制和施工隊選擇、監(jiān)督，直至驗收后交付使用。

　　九、公司內(nèi)部各部門之間的合同，單項工程承包合同如發(fā)生糾紛，由經(jīng)理、公司管理委員會負(fù)責(zé)仲裁，經(jīng)理辦公室監(jiān)督履行。

　　十、公司與外單位的合同如對方嚴(yán)重違約，經(jīng)理交涉無效時，抓住有利時機，由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問題由公司管理委員會協(xié)同解決。

　　十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經(jīng)理辦公室全面調(diào)查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關(guān)處理。

　　重慶市有限公司

合同檔案管理制度5

　　為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包括業(yè)務(wù)部門與客戶所簽訂的相關(guān)合同檔案)。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的.合同管理工作。

　　3、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

　　三、合同文檔的移交

　　1、各部門在正式簽署合同后須在一個月內(nèi)將合同正本原件移交管理中心。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

　　四、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任;對超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室甄別，并予以銷毀。

　　3、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

　　5、各部門員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，方可在合同管理部門辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

合同檔案管理制度6

　　公司為進(jìn)一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

　　二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的`歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。

　　2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進(jìn)行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

　　4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

合同檔案管理制度7

　　為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。

　　一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動合同）。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

　　3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的'部門，為合同承辦部門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工不得作承辦人。

　　三、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號。

　　2、合同編號規(guī)則：承辦部門名稱首字母—合同簽署年、月份（六位）—順序號（三位）。示例：jykfb—202206—001（經(jīng)營開發(fā)部20xx年6月份第1號合同）

　　3、合同管理實行承辦部門負(fù)責(zé)制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，承辦人為直接責(zé)任人。

　　4、公司分管領(lǐng)導(dǎo)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)督。

　　5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

　　6、合同承辦部門和財務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由辦公室保管，承辦部門只留存復(fù)印件。

　　7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室、財務(wù)部甄別并予以歸案。

　　8、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

　　13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間，并交予財務(wù)部及時催、付款。

　　四、合同文檔的移交

　　1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。

　　3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。

　　五、合同臺賬管理

　　1、凡以公司名義簽訂的合同，均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門建立合同臺賬，并同時向辦公室備案，涉及到款項收付的還應(yīng)同時向財務(wù)部備案。

　　備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)無誤的合同提交相關(guān)部門。

　　2、合同經(jīng)辦人員及部門應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。

　　3、合同臺賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。

　　4合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　1）、合同名稱；

　　2）、合同主體；

　　3）、合同內(nèi)容（主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項）；

　　4）、合同履行情況（合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時間）；

　　5）、備注（有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況）

　　6）、其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

　　5、合同臺賬應(yīng)附以下資料：

　　1）、合同文本；

　　2）、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件；自然人身份證復(fù)印件；

　　3）、對方委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明；

　　4）、補充合同、會議紀(jì)要、往來函電；

　　5）、其他與合同有關(guān)的重要資料。

　　6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時在合同臺賬表備注欄中予以注明，并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更（包括付款金額、付款時間、付款條件等情形）的，同時報財務(wù)部備案。

　　7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務(wù)人員，有權(quán)對備案合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時，應(yīng)及時要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。

　　六、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

合同檔案管理制度8

　　檔案管理制度【1】一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行季度歸檔及年度歸檔制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的'不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　公司檔案管理制度【2】第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

合同檔案管理制度9

　　一、勞動合同管理制度

　　勞動合同：

　　1、簽訂勞動合同的原則

　　（1）本著平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動合同的內(nèi)容必須公正、誠實、守信。

　　（2）遵守國家法律、法規(guī)和政策。

　　（3）以書面形式明確規(guī)定雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。

　　（4）雙方嚴(yán)格執(zhí)行。勞動合同簽訂后，雙方都應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容遵照執(zhí)行，任何一方違約，都將

　　按規(guī)定追究違約責(zé)任。

　　（5）以酒店經(jīng)營目標(biāo)為中心。

　　2、勞動合同的訂立

　　（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。

　　（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。

　　（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合

　　同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當(dāng)事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當(dāng)事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。

　　（4）新進(jìn)員工應(yīng)根據(jù)簽訂勞動合同的年限與有關(guān)規(guī)定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。

　　（5）勞動合同的變更、續(xù)訂、終止和解除，均應(yīng)按《勞動法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

　　3、簽訂后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。

　　4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動合同書均保存2年。

　　二、員工檔案管理制度

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實

　　行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。

　　1、員工檔案

　　員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類：

　　（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團(tuán)、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

　　a、員工人事檔案的收集、整理和保管

　　員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的.規(guī)定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。

　　b、員工人事檔案的查閱和借用

　　查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準(zhǔn)；查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

　　外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。

　　c、員工人事檔案的傳遞

　　在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

　　（2）員工的工作檔案

　　從員工進(jìn)入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料；教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業(yè)績、服務(wù)工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。

　　對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。

　　2、人事部工作檔案

　　人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。

　　（1）人力資源檔案

　　有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。

　　（2）工資福利檔案

　　有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

　　（3）教育培訓(xùn)檔案

　　有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

　　（4）行政人事檔案

　　有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

　　（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

　　3、檔案保存期

　　離職人員檔案保存2年。

　　檔案管理工作流程

　　酒店檔案工作的主要流程是：

　　1、接收：凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。

　　酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。

　　2、整理：

　　（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

　　（2）、酒店各部門的'檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。

　　（3）、辦公室檔案，按其不同內(nèi)容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。

　　（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。

　　3、保管及利用

　　（1）、酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，并定期進(jìn)行檢查。

　　（2）、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　（3）、借閱結(jié)束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

　　4、鑒定和移交

　　（1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。

　　（2）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)

　　（3）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兩人在指定地點監(jiān)銷。

　　（4）、檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　（5）、檔案員調(diào)動工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。

合同檔案管理制度10

　　為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。

　　1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

　　2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

　　3、檔案的查閱：

　　(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。

　　(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

　　4、檔案的保護(hù)：

　　(1)查閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。

　　(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。

　　(3)微機室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對責(zé)任人每次罰款200元。

　　(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

　　5、公司購買設(shè)備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請購買的`技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。

　　6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。

　　7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進(jìn)行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。

　　8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

合同檔案管理制度11

　　一、我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

　　我國人事檔案管理制度發(fā)端于延安時期。當(dāng)時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區(qū)分的干部、企業(yè)職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)和制度基本內(nèi)容如下：

　　（一）國有企業(yè)人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)

　　國有企業(yè)職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據(jù)的政策法規(guī)主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細(xì)則》（1991）、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）、《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（20xx）、《勞動合同法》（20xx）、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（20xx）。實踐中，國有大中型企業(yè)基本建立了較為完備的企業(yè)人事檔案管理的規(guī)章制度。

　　（二）國有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內(nèi)容

　　國有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內(nèi)容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內(nèi)容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內(nèi)容。

　　1、人事檔案管理體制

　　《干部檔案管理條例》規(guī)定，干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。縣以上（含縣）機關(guān)、單位的干部檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理；縣以下機關(guān)、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案工作由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　2、人事檔案收集歸檔內(nèi)容

　　國有企業(yè)中干部人事檔案收集歸檔內(nèi)容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔20xx〕12號）執(zhí)行，工人檔案按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）執(zhí)行。干部、企業(yè)職工檔案的收集歸檔內(nèi)容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內(nèi)容上，干部檔案收集歸檔內(nèi)容每一類均有詳細(xì)規(guī)定，企業(yè)職工檔案收集歸檔內(nèi)容只在涉及學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細(xì)規(guī)定外，其余類別沒有詳細(xì)規(guī)定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進(jìn)行收集歸檔。

　　3、人事檔案的保管

　　《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一用紙、統(tǒng)一用筆、統(tǒng)一制作標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4、人事檔案的傳遞

　　我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴(yán)格規(guī)定。《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部工作調(diào)動或職務(wù)變動后應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。《勞動合同法》（20xx）規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

　　二、國有企業(yè)人事檔案管理制度存在的問題

　　我國國有企業(yè)人事檔案在政策法規(guī)和管理制度方面建設(shè)取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業(yè)在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現(xiàn)在如下幾方面：

　　（一）多頭管理影響人事檔案的完整性

　　目前有的國有大型企業(yè)的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業(yè)職工在企業(yè)內(nèi)不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉(zhuǎn)的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業(yè)破產(chǎn)、改制、并軌，很多國有企業(yè)職工下崗、分流、再就業(yè)，導(dǎo)致政府勞動部門、失業(yè)管理部門、社會保險部門、人才服務(wù)中心也是部分國有企業(yè)職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現(xiàn)了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。

　　（二）收集歸檔的內(nèi)容缺乏有效性

　　實踐中，我國企業(yè)職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內(nèi)容一致，類別眾多，內(nèi)容繁瑣，而且多側(cè)重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機關(guān)和事業(yè)單位效用較大，對國有企業(yè)的效用較低。由于國有企業(yè)干部數(shù)量較少，絕大多數(shù)職工是從事生產(chǎn)、開發(fā)、營銷、技術(shù)服務(wù)人員。國有企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲勝的關(guān)鍵要依靠企業(yè)職工的創(chuàng)新力和技術(shù)水平，企業(yè)需要的是職工檔案中關(guān)于崗位流轉(zhuǎn)、業(yè)績貢獻(xiàn)方面的`信息，而不是學(xué)習(xí)成績、黨團(tuán)材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業(yè)人事檔案收集歸檔的內(nèi)容對企業(yè)管理缺乏有效性，導(dǎo)致一些國有企業(yè)對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業(yè)中處于邊緣化的現(xiàn)象。

　　（三）對人事檔案管理投入水平低

　　我國國有企業(yè)人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業(yè)的盈利目標(biāo)關(guān)聯(lián)較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設(shè)施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養(yǎng)、引進(jìn)專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務(wù)由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調(diào)”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業(yè)購買了電子設(shè)備，并進(jìn)行了信息聯(lián)網(wǎng)，但是由于缺乏專業(yè)化的人才，也沒有充分發(fā)揮計算機的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。

　　（四）檔案傳遞管理不規(guī)范

　　我國國有企業(yè)人事檔案管理轉(zhuǎn)遞管理存在不規(guī)范的問題。隨著企業(yè)職工流動性的增加，一些企業(yè)職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規(guī)定的手續(xù)轉(zhuǎn)遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業(yè)內(nèi)部。在新錄用員工時，一些國有企業(yè)也不要求職工調(diào)動人事檔案到本企業(yè)。還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，國有企業(yè)內(nèi)部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現(xiàn)象，影響國有企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性。

　　三、對策建議

　　國有企業(yè)職工是創(chuàng)造企業(yè)財富的源泉，是企業(yè)的第一資源。國有企業(yè)人事檔案管理對于了解企業(yè)人力資源的基本信息、提高企業(yè)競爭力具有重要的價值。要實現(xiàn)國有企業(yè)的人事檔案管理與企業(yè)人力資源開發(fā)和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業(yè)人力資源競爭力。建立市場經(jīng)濟條件下，以職工基礎(chǔ)檔案、業(yè)績檔案、薪酬檔案、黨團(tuán)檔案為內(nèi)容的多層次國有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現(xiàn)國有企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化、信息化。

　　（一）理順國有企業(yè)職工人事檔案管理體制

　　理順國有企業(yè)職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業(yè)職工人事檔案多頭管理的現(xiàn)狀，根據(jù)企業(yè)規(guī)模建立在企業(yè)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的人力資源部門統(tǒng)一、分級管理國有企業(yè)職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業(yè)人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業(yè)員工錄用、崗位流轉(zhuǎn)、技能培訓(xùn)、薪酬管理、業(yè)績考核等環(huán)節(jié)緊密相連。在管理范圍上，國有企業(yè)應(yīng)建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養(yǎng)老保險制度以后國有企業(yè)招用的職工、季節(jié)性用工、農(nóng)民工都應(yīng)建立相應(yīng)的職工人事檔案。

　　（二）對不同職工類型實行檔案內(nèi)容分類管理

　　國有企業(yè)職工類型復(fù)雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業(yè)職工人事檔案管理既要適應(yīng)企業(yè)人力資源管理需要，也要維護(hù)職工的正當(dāng)權(quán)益，針對不同類型職工建立相應(yīng)的人事檔案制度。如對國有企業(yè)的干部嚴(yán)格按照《干部人事檔案管理條例》的規(guī)定進(jìn)行管理；對于正式職工建立關(guān)于基礎(chǔ)檔案、薪酬檔案、業(yè)績檔案、誠信檔案、黨團(tuán)檔案為主要內(nèi)容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎(chǔ)信息、勞動合同、業(yè)績情況、社保繳納為主要內(nèi)容的簡易人事檔案管理制度。

　　（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入

　　國有企業(yè)管理者應(yīng)加強對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業(yè)管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，同時注意引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平。二是加強硬件設(shè)施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業(yè)需保障人事檔案管理所需硬件設(shè)施，達(dá)到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機技術(shù)對員工的人事檔案進(jìn)行信息存儲、查找，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、動態(tài)化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。

　　（四）加強人事檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)

合同檔案管理制度12

　　1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：適用于采購部對內(nèi)部文件及檔案的控制。

　　3.職責(zé)：

　　3.1采購檔案管人員：負(fù)責(zé)采購部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內(nèi)容分類：

　　4.1.1采購內(nèi)部文件的歸檔。

　　采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應(yīng)付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關(guān)管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。

　　公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

　　4.1.3外來或外放文件的歸檔。

　　供應(yīng)商資料、采購合同、報價單、對賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。

　　4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

　　采購部的`臺賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內(nèi)部往來文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實性。

　　4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。

　　4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調(diào)閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續(xù)，得到采購領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還；摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。

　　4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷毀

　　4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準(zhǔn)備，方能銷毀。

　　4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。

合同檔案管理制度13

　　為進(jìn)一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

　　3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

　　4、各項目部應(yīng)及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

　　4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

　　6、移交的`檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。

　　7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

合同檔案管理制度14

　　一、檔案資料

　　招標(biāo)過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對自行保管的檔案參照總公司的`要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

　　二、歸檔及備案時間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必須完成除中標(biāo)通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

　　監(jiān)管機構(gòu)資料備案時間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補充文件、資格審查報告、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應(yīng)上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。

　　2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料，資料整理時應(yīng)注意按過程順序整理，特別是招標(biāo)過程比較復(fù)雜的項目。

　　2.1檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內(nèi)目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標(biāo)文件

　　2.2.4投標(biāo)文件正本

　　2.2.5中標(biāo)通知書

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶反饋意見表

　　2.2.8其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

　　公開招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄：

　　邀請招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄：

　　項目負(fù)責(zé)人：ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

合同檔案管理制度15

　　第一條為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護(hù)公司及用戶合法權(quán)益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

　　第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

　　第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃?xì)鈭缶靼惭b合同、城市燃?xì)饩用裼脩艄夂贤⒊鞘腥細(xì)馍虡I(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類別。

　　第四條符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可，對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營副總簽字審批；供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結(jié)清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字；照付不議合同由經(jīng)營副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

　　第五條合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權(quán)責(zé)要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經(jīng)過規(guī)劃建設(shè)部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟，大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭議的由經(jīng)營副總審核確定。

　　第六條天然氣安裝合同要嚴(yán)格按照物價部門確定的標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算部門測定的金額進(jìn)行收費，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費標(biāo)準(zhǔn)，不得多收或少收任何款項，嚴(yán)禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

　　第七條業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù)，簽訂供氣合同。

　　第八條用戶開戶后，要及時完善表務(wù)信息、地址信息、燃?xì)饩咝畔⒌龋⒋蛴∮脩粜畔ⅰ?/p>

　　第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上（含）的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶（集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào)）等，照付不議合同由市場部、財務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，由經(jīng)營副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。

　　第十條業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料（包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的'建立要全面、及時、準(zhǔn)確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

　　第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴(yán)禁泄漏公司和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。

　　第十二條計算機上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)，要嚴(yán)格設(shè)置分級管理和查詢使用權(quán)限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三條本制度從20xx十月一日起執(zhí)行。

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